Iza svečanosti: kako se organizuje institucionalni event s 200 zvanica i punim protokolom
Iza svečanosti: kako se organizuje institucionalni event s 200 zvanica i punim protokolom
Kada Ministarstvo unutrašnjih poslova Kantona Sarajevo predstavlja svoj prvi helikopter, to nije događaj koji trpi improvizaciju. Svečana prezentacija helikoptera održana je 28. jula na platou Centra za obuku kadrova “Grkarica” na Igmanu, pred oko 200 zvanica, među kojima je bio i velik broj predstavnika političkog i diplomatskog kora. Organizaciju i produkciju cijelog događaja preuzeo je naš tim, i upravo taj proces, od prazne lokacije do besprijekorne svečanosti, tema je ovog teksta.
Zašto je institucionalni event posebna disciplina
Postoji velika razlika između organizacije komercijalnog događaja i institucionalne svečanosti. Kod institucionalnog eventa protokol nije preporuka, nego pravilo. Redoslijed obraćanja, raspored sjedenja, tretman zvanica, tempo programa, sve to prati jasno definisan institucionalni okvir koji se mora poštovati do detalja.
Kada među publikom sjede predstavnici političkog i diplomatskog kora, prostor za greške praktično ne postoji. Svaki segment mora biti isplaniran unaprijed, a svaka mogućnost predviđena prije nego što se pojavi. To je disciplina koja se ne vidi na dan događaja, ali se osjeti u svakoj sekundi njegovog trajanja.
Kad je sigurnost dio scenografije
Ono što ovakav događaj dodatno izdvaja jeste puna institucionalna i sigurnosna koordinacija koja se odvija paralelno s produkcijom. Kod institucionalnih događaja ovog ranga prisustvo KDZ-a (Kontradiverziona zaštita) nije opcija nego obaveza, uz niz drugih službi koje se moraju uskladiti: hitna medicinska pomoć, vatrogasci i policijski službenici koji su, između ostalog, osiguravali parking i pristup lokaciji.
Za organizatora to znači da produkcijski plan mora biti savršeno usklađen sa sigurnosnim protokolima. Raspored bine, kretanje zvanica, pristupne tačke i vremenski tok programa ne planiraju se samo prema protokolu, nego i prema zahtjevima svih prisutnih službi. Upravo ta koordinacija, nevidljiva gostima, temelj je da jedan ovakav dan prođe glatko i bezbjedno.
Od prazne lokacije do svečanosti
Događaj na otvorenom nosi vlastite izazove. Za razliku od zatvorenog prostora, gdje je okruženje kontrolisano, otvorena lokacija na Igmanu tražila je pažljivo planiranje svakog tehničkog elementa.
Naš tim je preuzeo kompletnu postavku: bina, tehnička produkcija, ozvučenje i raspored prostora prilagođen kako programu tako i broju zvanica. Sve je moralo funkcionisati bez zastoja, jer svečanost ovog ranga ne poznaje pauzu za popravku.
Uz fizičku i tehničku produkciju, na nama je bila i priprema cjelokupnog programa. To znači osmišljavanje toka svečanosti od prvog do posljednjeg trenutka, usklađivanje s institucionalnim protokolom i koordinacija svih učesnika kako bi program tekao glatko i dostojanstveno.
Sadržaj i vizualni identitet događaja
Ozbiljan institucionalni event ne završava se na bini i ozvučenju. Jednako je važno kako događaj izgleda i kakvu poruku prenosi.
Zato smo pripremili i sadržaj i vizualni identitet svečanosti, elemente koji događaju daju prepoznatljivost i cjelovitost. Vizualni identitet institucionalnog događaja mora komunicirati ozbiljnost i značaj trenutka, a istovremeno ostati usklađen s karakterom institucije koju predstavlja.
Upravo ta kombinacija besprijekorne produkcije i promišljenog vizualnog okvira razlikuje događaj koji se samo održi od događaja koji se pamti.
Koordinacija na dan događaja
Sav rad koji prethodi svečanosti ima smisao samo ako se na dan događaja sve odvija bez zastoja. Koordinacija na terenu je trenutak kada mjeseci planiranja polažu ispit.
Doček zvanica, tok programa, komunikacija s učesnicima, tehnička podrška i rješavanje svake situacije u hodu, sve to teče istovremeno i mora biti nevidljivo za goste. Najbolji znak uspješne organizacije jeste kada publika uopće ne razmišlja o tome kako sve funkcioniše, nego se jednostavno prepusti trenutku.
Zaključak
Prezentacija prvog helikoptera MUP-a Kantona Sarajevo bila je događaj od historijskog značaja za instituciju, a čast da ga organizujemo pratila je i odgovornost da sve bude na nivou tog značaja. Od tehničke produkcije i protokola, preko koordinacije sigurnosnih službi, do sadržaja i vizualnog identiteta, svaki segment prošao je kroz naš tim.
Ovo nam je ujedno već treći put da sarađujemo s Ministarstvom unutrašnjih poslova Kantona Sarajevo, i svako novo povjerenje ove vrste za nas je i priznanje i obaveza da nastavimo raditi jednako posvećeno.
U Wolf Media vjerujemo da iza svakog uspješnog događaja stoji planiranje koje se ne vidi, ali se osjeti. Bilo da je riječ o institucionalnoj svečanosti, korporativnom događaju ili javnoj manifestaciji, pristupamo svakom projektu s istom pažnjom prema detaljima i istim standardom izvedbe.
Ako planirate događaj koji mora proći besprijekorno, javite nam se ili pogledajte još primjera našeg rada na Wolf Media blogu.
Često postavljana pitanja (FAQ)
Šta obuhvata organizacija institucionalnog eventa?
Organizacija institucionalnog eventa obuhvata tehničku produkciju (bina, ozvučenje, raspored prostora), pripremu i koordinaciju programa u skladu s protokolom, vizualni identitet događaja te koordinaciju na terenu tokom same svečanosti.
Zašto je KDZ obavezan na institucionalnim događajima?
KDZ (Kontradiverziona zaštita) obavezan je dio sigurnosnog protokola na institucionalnim događajima visokog ranga, posebno kada prisustvuju predstavnici političkog i diplomatskog kora. Organizator svoj produkcijski plan mora u potpunosti uskladiti s KDZ-om i ostalim službama (hitna pomoć, vatrogasci, policija).
Po čemu se institucionalni event razlikuje od komercijalnog?
Institucionalni event prati strogo definisan protokol koji određuje redoslijed obraćanja, raspored sjedenja i tretman zvanica. Prostor za improvizaciju je minimalan, posebno kada su prisutni predstavnici političkog i diplomatskog kora.
Koliko unaprijed treba planirati ovakav događaj?
Ozbiljan institucionalni događaj zahtijeva detaljno planiranje svakog segmenta unaprijed, uključujući predviđanje mogućih situacija prije nego što nastanu, kako bi na dan događaja sve teklo bez zastoja.






